作者：數位轉型學院共同創辦人暨院長 詹文男
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疫情期間，很多公司都採取在家遠距上班，但現在全球幾乎都已解封，是否應該持續遠距上班這樣的體制？還是應該全員回公司上班比較好？相信許多公司都有這樣的困擾。尤其，習慣了在家上班，要再實體上班，員工還真的有些不適應。
曾經有個研究顯示，疫情期間在家上班，大部分員工都覺得生產力提昇，但大部分的主管都覺得整體營運效率與團隊變差了，到底真相為何？其實是因為上下，以及整體與個體的不同角度，所以很難有個判準。
不過，公司存在的目的是發展與永續，若以此角度來分析，主管與員工的角度都有其好處，因此到底是遠距？還是全員到班，或者混合式（遠距與全員到班的折衷），端視哪種模式對公司長遠的發展有利？事實上每家公司性質、體質、規模都不同，並無有放諸四海而皆準的體制，而且隨著時間的推進及公司的演變，也需要做調整，因此並無標準答案。但若能掌握不同體制的優缺點，並改善這些缺點，絕對有助於公司整體營運效能的提昇。
而不管公司是採取哪一種體制，若能有效打造友善的職場環境，相信對公司的員工生產力與團隊凝聚力都會有很大的幫助。所謂友善職場，是指一個可以提供支持、尊重及平等對待員工的工作環境，讓成員感到舒適和受到重視。這種氛圍可以促進員工的情感投入、創造力和工作績效，進而促進企業的長期成功。在友善職場中，員工之間互相合作、尊重和支持，公司也尊重和關心員工，並儘可能為員工提供良好的福利和工作條件。
但若是遠距或混合式辦公，那要如何讓員工感受到這樣的環境與氛圍呢？資訊科技就可扮演一定程度的協助與支持。以下是幾種方法：
首先，必須提供良好的線上協作和通信工具：透過各種線上協作和通信工具，如即時通訊應用、資料庫及文件共享和視訊會議工具等，讓員工可以輕鬆地協作、溝通和交流。這些工具有助於減少員工之間的誤解和不必要的爭議，並確保員工之間的交流和協作更加流暢。尤其，若員工家中沒有好的通訊及工具，應該協助員工建構。
其次，配合員工的需要，實施彈性的工作安排：透過資訊科技，員工可以在遠程地點或不同時間工作。彈性工作安排可以幫助員工平衡工作和生活，增強工作績效和生產力，同時也可以減少員工壓力和不必要的焦慮。這對於留下國內外的優秀人才都有很大的幫助，而這在績效管理上也需有不同的設計。
再者，提供數位技能訓練與和相關支援：賦能培訓可以幫助員工學習和掌握新的科技工具和應用。企業可以為員工提供線上培訓、網上教學和其他資源，以提高員工的數位技能和工作績效，並鼓勵員工積極參與學習。
此外，也應積極建立組織的數位文化。什麼是數位文化呢？其一是擁有跨組織合作的文化，能夠結合生態系夥伴共創(co-create)創新的解決方案。其二是運用數據做決策與創造價值。其三是以客戶為中心的數位體驗文化。其四是與時俱進優化產品服務並且願意承擔風險進行創新實驗的文化。
而資訊安全和隱私的保護也是重點。保護員工的個人資訊和企業的機密資訊是非常重要的。企業應該建立嚴格的資訊安全政策和程序，並提供培訓和支援，確保員工能夠遵守相應的法規和規定。同時，企業應使用各種資訊安全技術和工具，保護員工和企業的數據安全。
不過，在運用資訊科技協助打造友善職場的過程中，也應注意以下幾點：首先，不應該完全依賴資訊科技，忽視人際關係和管理制度。資訊科技工具可以幫助企業提高工作效率和生產力，但是它不能完全取代人際關係和管理制度，這兩者是企業運轉的重要核心要素。
其次，也應考慮員工需求和工作流程。在引入新的資訊科技工具之前，企業需要了解員工的需求和工作流程，並確保這些工具能夠真正提高員工的工作效率和生產力。而且也應持續提供培訓和支援。所謂「不教而殺謂之虐」，企業需要為員工提供適當的培訓和支援，幫助他們學習和掌握新的資訊科技工具和應用，並確保他們能夠遵守相應的法規和規定。
再者，建立開放和包容的文化氛圍。企業需要建立開放和包容的文化氛圍，鼓勵員工分享意見和建議，從而改進和優化資訊科技工具的使用方式，進而提高工作效率和生產力。同時，建立合理的工作時間和休息制度，以幫助員工更好地平衡工作和生活，避免員工長時間工作導致疲憊和壓力。
最後，在實施的過程中不斷的評估和優化。企業需要不斷評估和優化資訊科技工具的使用效果，尤其科技日新月異，隨時關注新科技的進展，並採用穩定可靠的資訊系統，以確保它們能夠真正提高員工的工作效率和生產力，並促進企業的長期發展。
綜言之，資訊科技可以幫助企業構建一個更加友善的工作環境，但是需要注意的是，其無法完全取代人際關係，組織仍然需要建立良好的管理制度，並展現對員工的支持和關心。此外，也需要不斷評估和優化資訊科技工具的使用效果，確保這些工具能夠真正提高員工的工作效率和生產力，以及滿意度和幸福感，進而促進企業的長期發展。
（作者為數位轉型學院共同創辦人暨院長，臺灣大學商學研究所兼任教授）
（全篇完）